Einheit 02: Projektmanagement

Lernziel dieser Einheit

Ursprung und Aufbau des Projektmanagements verstehen
Einige der elementare Bausteine im Projektmanagement kennen lernen, die helfen Komplexität zu reduzieren

Geschichte des Projektmanagements

Bau der Pyramiden
- Dokumentation des Arbeitslohns, Baufortschritt, Krisenmanagement bei frühzeitigem Ableben des Pharaos
Bau der Chinesischen Maue
- Management von Projektmitarbeiter
Bau römischer Wehranlagen
- Projektkoordination aufgrund verteilter Durchführung, Steuerung bei Angriffen und Zerstörung durch feindliche Kräfte
Ziel: Komplexität durch Systematik zu reduzieren

Historische Beispiele

Seeweg nach Indien finden

Herausforderung: Projekterfolg feststellen
Auftraggeberin: Isabella von Kastilien
Projektstart: 3. August 1492
Projektende: 15. März 1493
Projektziel: Seeweg nach Indien für die spanische Krone finden
Anzahl Mitarbeiter: 120
Projekterfolg: Projektziel verfehlt

Historisches Projektbeispiel: Bau der großen Mauer

Herausforderung: Projektdauer
Auftraggeber: Kaiser Qin Shi Huangdi (259 - 210 v.Chr.)
Projektstart: 220v. Chr.
Projektlaufzeit: ca. 1700 Jahre
Projektziel: Abwehr rivalisierender Armeen, Abwehr der Mongolen
Anzahl Mitarbeiter: mehrere Millionen
Projekterfolg: partiell erreicht

Historisches Projektbeispiel: Cheops-Pyramide – Gizeh

Die Herausforderung: Kundenanforderung
Auftraggeber: König Cheops (2620 - 2580 v. Chr.)
Projektstart: 2620 v. Chr.
Projektlaufzeit: ca. 20 Jahre
Projektziel: Totenkult, Reise ins Jenseits absichern
Anzahl Mitarbeiter: ca. 3000
Projekterfolg: unbekannt

Historisches Projektbeispiel: Genesis

Herausforderung: Projektgröße
Auftraggeber: Unbekannt
Projektstart: Ex Nihilo
Projektlaufzeit: 7 Tage
Projektziel: Unbekannt
Anzahl Mitarbeiter: 1
Projekterfolg: In Hinsicht auf das Projektziel unklar

Zeitverlauf des modernen Projektmanagements

Projektmanagement Grundlagen

Was ist eigentlich ein Projekt?

DIN 6990 / 69901
Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist…
Diese Einmaligkeit bezieht DIN 69901 auf
- die Zielvorgabe,
- die zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzung,
- die Organisationsform,
die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
Project Management Institute, PM Body of Knowledge
- Eine vorübergehende Anstrengung zur Erzeugung eines einmaligen Produktes oder Dienstes…

In der Praxis

Projekte sind meist durch Rahmenbedingungen definiert
Projekte sind Vorhaben, die mit einem beschränkten Aufwand in einer vorgegebenen Zeit ein eindeutiges Ziel erreichen sollen
Der Lösungsweg, um das Ziel eines Projektes zu erreichen ist meist nicht bekannt
Ein Projekt besteht aus einer Vielzahl von Einzelaufgaben und ist dadurch komplex
Ein Projekt umfasst neuartige Aufgaben und Inhalte
Ein Projekt hat ein höheres Risiko als eine Routinetätigkeit

Was eignet sich für Projekte?

Neue Produkte
Produktentwicklung
Erschließung neuer Vertriebswege
Innovationen
Aufgaben, die nicht von einer Abteilung alleine gelöst werden können
Nichtalltägliche Vorhaben

Was eignet sich nicht für Projekte?

Grundlagenforschung
Fließbandarbeit (auch in der SW-Entwicklung)
Serviceleistungen
Einzeltätigkeiten

Welche Arten von IT-Projekten gibt es?

Es existieren unterschiedliche Arten von Software- bzw. IT-Projekten
- Entwicklung von Individual-Software
- Entwicklung von Software-Produkten / Systemen
- Einführung von Software-Produkten / Systemen
- Betrieb von Software-/IT-Systemen
- Rückbau bzw. Außerbetriebnahme von IT-Systemen
- IT-Beratung
- Angebotserstellung für Software-/IT-Projekte (kann auch ein Projekt sein)

Warum scheitern Projekte?

[1]

Bestandteile des funktionalen Projektmanagements

Qualitätsmanagement
Projektplanung
Projekt-Controlling
Projektabwicklung/-realisierung
Projektdefinition
Projektdokumentation
Projektkontrolle

Viele Aufgaben und Artefakte, die in erster Linie nichts mit „Programmieren“ zu tun haben!

Das klingt alles sehr kompliziert, und dass, obwohl wir Komplexität reduzieren möchten?

Klassifizierung von Projekten

Zielsetzung
- Dringlichkeit, Wichtigkeit, Motivation
Qualitätsanspruch
- Leistung, Funktion
Größe
- Investitionsvolumen, physischer Umfang
Komplexitätsgrad
- Fachdisziplin, Beteiligte
Innovationsgrad
- Pionier, Routine
Ressourcenbedarf
- Kapital, Material, Personal
Realisierungsrisiko
- Sicherheit, Kosten, Folgen

Zielarten

Nichtziele

Sogenannte Nichtziele dienen der klaren Abgrenzung der Beauftragung im Projekt

Magisches Dreieck

Verschiedene Zielgrößen
- Umfang Features / Qualität
- Zeit
- Budget
Alle Zielgrößen stehen miteinander in Konkurrenz
Zielgrößen können oder müssen angepasst werden
- Aber: Anpassen von Zielgrößen führt zum Neuplanen eines Projekts

Plan vs. Planung

The whole when finished is only the successful presentation of a theme. In battles however the other fellow interferes all the time and keeps up-setting things, and the best generals are those who arrive at the results of planning without being tied to plans. - Winston S. Churchill, “A Roving Commission: My Early Life”, 1941

»Smarte« Ziele formulieren

Saubere Definition des Ziels ist Voraussetzung für das Gelingen eines Projekts
Formulierung
- Vollständig
- Eindeutig
- Positiv
- Ergebnisorientiert
- Lösungsneutral
- In Zielsprache „… ist erreicht“

S.M.A.R.T

Hilfestellung: S M A R T

Spezifisch
Messbar
Attraktiv (akzeptiert, abgestimmt)
Realistisch
Terminiert

Beispiele: Ziele nach SMART formulieren

Projektkommunikation u. -strukturen

Beispielhafte Projektorganisationsformen

Komplexität durch Kommunikation

Abstimmungen für
- Anforderungen
- Schnittstellen
- Fachliche Inhalte
- Technische Anforderungen
- Termine
- ...

Bei wachsender Projektgröße wächst die Komplexität aufgrund von zusätzlichen Abstimmungen

Mathematisch:

𝑓(𝑛)=\frac{(n\cdot(𝑛−1))}{2}

Verringerungen der Komplexität

Teamgrößen

Optimale Teamgröße

5 +/- 2 als Richtwert
7 bis 9?
Es kommt darauf an

»Two Pizza Rule«

Jeff Bezos, Gründer von Amazon
Maximale Teamgröße so wählen, dass das Team mit zwei Pizzas*) satt wird

Aufteilung von Projektaufgaben

Projekt oder Linienfertigung?

Am Beispiel Tesla

2018 benötigten nur 14 Prozent der hergestellten Fahrzeuge keine Nachbearbeitung
Die Model-3-Fertigung entspricht daher eher einem Projekt als einer Linienfertigung

Gemäß dem bisher Gelernten wäre dies sogar stimmig, werden z.B. die Kriterien für Projekte betrachtet

Planen von Projekten

Projektplanung scheint zunächst als ein großer Overhead, ermöglicht jedoch
- eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit die Projektziele zu erreichen
- das Projektrisiko zu vermindern
- kritische Arbeitspakete zu ermitteln
- die Projektressourcen zielgerichtet einzusetzen
- eine sichere Aussage zum Projektablauf zu geben
- die Koordination der Projektbeteiligten sicherzustellen
- notwendige Ressourcen rechtzeitig zu beschaffen
- eine effiziente Steuerung des Projektes

Projektablaufplan

Der Projektablaufplan ist die erste Planung, um die Komplexität eines Projekts zu reduzieren
- Besteht aus einzelnen Projektabschnitten und Meilensteine
- Ein Projektabschnitt ist ein zeitlicher Abschnitt die inhaltlich voneinander getrennt sind
- Ein Meilenstein ist ein Ergebnis im Projekt