Einheit 02: Projektmanagement

Lernziel dieser Einheit

• Ursprung und Aufbau des Projektmanagements verstehen

• Einige der elementare Bausteine im Projektmanagement kennen lernen, die helfen Komplexität zu reduzieren

Geschichte des Projektmanagements

• Bau der Pyramiden

  • Dokumentation des Arbeitslohns, Baufortschritt, Krisenmanagement bei frühzeitigem Ableben des Pharaos

• Bau der Chinesischen Maue

  • Management von Projektmitarbeiter

• Bau römischer Wehranlagen

  • Projektkoordination aufgrund verteilter Durchführung, Steuerung bei Angriffen und Zerstörung durch feindliche Kräfte

• Ziel: Komplexität durch Systematik zu reduzieren

Historische Beispiele

Seeweg nach Indien finden

• Herausforderung: Projekterfolg feststellen

• Auftraggeberin: Isabella von Kastilien

• Projektstart: 3. August 1492

• Projektende: 15. März 1493

• Projektziel: Seeweg nach Indien für die spanische Krone finden

• Anzahl Mitarbeiter: 120

• Projekterfolg: Projektziel verfehlt

Historisches Projektbeispiel: Bau der großen Mauer

• Herausforderung: Projektdauer

• Auftraggeber: Kaiser Qin Shi Huangdi (259 - 210 v.Chr.)

• Projektstart: 220v. Chr.

• Projektlaufzeit: ca. 1700 Jahre

• Projektziel: Abwehr rivalisierender Armeen, Abwehr der Mongolen

• Anzahl Mitarbeiter: mehrere Millionen

• Projekterfolg: partiell erreicht

Historisches Projektbeispiel: Cheops-Pyramide – Gizeh

• Die Herausforderung: Kundenanforderung

• Auftraggeber: König Cheops (2620 - 2580 v. Chr.)

• Projektstart: 2620 v. Chr.

• Projektlaufzeit: ca. 20 Jahre

• Projektziel: Totenkult, Reise ins Jenseits absichern

• Anzahl Mitarbeiter: ca. 3000

• Projekterfolg: unbekannt

Historisches Projektbeispiel: Genesis

• Herausforderung: Projektgröße

• Auftraggeber: Unbekannt

• Projektstart: Ex Nihilo

• Projektlaufzeit: 7 Tage

• Projektziel: Unbekannt

• Anzahl Mitarbeiter: 1

• Projekterfolg: In Hinsicht auf das Projektziel unklar

Zeitverlauf des modernen Projektmanagements

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Projektmanagement Grundlagen

Was ist eigentlich ein Projekt?

• DIN 6990 / 69901

  Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist…

• Diese Einmaligkeit bezieht DIN 69901 auf

  • die Zielvorgabe,

  • die zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzung,

  • die Organisationsform,

• die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

• Project Management Institute, PM Body of Knowledge

  • Eine vorübergehende Anstrengung zur Erzeugung eines einmaligen Produktes oder Dienstes…

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In der Praxis

• Projekte sind meist durch Rahmenbedingungen definiert

• Projekte sind Vorhaben, die mit einem beschränkten Aufwand in einer vorgegebenen Zeit ein eindeutiges Ziel erreichen sollen

• Der Lösungsweg, um das Ziel eines Projektes zu erreichen ist meist nicht bekannt

• Ein Projekt besteht aus einer Vielzahl von Einzelaufgaben und ist dadurch komplex

• Ein Projekt umfasst neuartige Aufgaben und Inhalte

• Ein Projekt hat ein höheres Risiko als eine Routinetätigkeit

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Was eignet sich für Projekte?

• Neue Produkte

• Produktentwicklung

• Erschließung neuer Vertriebswege

• Innovationen

• Aufgaben, die nicht von einer Abteilung alleine gelöst werden können

• Nichtalltägliche Vorhaben

Was eignet sich nicht für Projekte?

• Grundlagenforschung

• Fließbandarbeit (auch in der SW-Entwicklung)

• Serviceleistungen

• Einzeltätigkeiten

Welche Arten von IT-Projekten gibt es?

• Es existieren unterschiedliche Arten von Software- bzw. IT-Projekten

  • Entwicklung von Individual-Software

  • Entwicklung von Software-Produkten / Systemen

  • Einführung von Software-Produkten / Systemen

  • Betrieb von Software-/IT-Systemen

  • Rückbau bzw. Außerbetriebnahme von IT-Systemen

  • IT-Beratung

  • Angebotserstellung für Software-/IT-Projekte (kann auch ein Projekt sein)

Warum scheitern Projekte?

[1]

Quelle: Projektmanagement Studie 2008, GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. und PA Consulting Group

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Bestandteile des funktionalen Projektmanagements

• Qualitätsmanagement

• Projektplanung

• Projekt-Controlling

• Projektabwicklung/-realisierung

• Projektdefinition

• Projektdokumentation

• Projektkontrolle

Viele Aufgaben und Artefakte, die in erster Linie nichts mit „Programmieren“ zu tun haben!

Das klingt alles sehr kompliziert, und dass, obwohl wir Komplexität reduzieren möchten?

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Klassifizierung von Projekten

• Zielsetzung

  • Dringlichkeit, Wichtigkeit, Motivation

• Qualitätsanspruch

  • Leistung, Funktion

• Größe

  • Investitionsvolumen, physischer Umfang

• Komplexitätsgrad

  • Fachdisziplin, Beteiligte

• Innovationsgrad

  • Pionier, Routine

• Ressourcenbedarf

  • Kapital, Material, Personal

• Realisierungsrisiko

  • Sicherheit, Kosten, Folgen

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Zielarten

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Nichtziele

Sogenannte Nichtziele dienen der klaren Abgrenzung der Beauftragung im Projekt

Magisches Dreieck

• Verschiedene Zielgrößen

  • Umfang Features / Qualität

  • Zeit

  • Budget

• Alle Zielgrößen stehen miteinander in Konkurrenz

• Zielgrößen können oder müssen angepasst werden

  • Aber: Anpassen von Zielgrößen führt zum Neuplanen eines Projekts

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Plan vs. Planung

The whole when finished is only the successful presentation of a theme. In battles however the other fellow interferes all the time and keeps up-setting things, and the best generals are those who arrive at the results of planning without being tied to plans. - Winston S. Churchill, “A Roving Commission: My Early Life”, 1941

»Smarte« Ziele formulieren

• Saubere Definition des Ziels ist Voraussetzung für das Gelingen eines Projekts

• Formulierung

  • Vollständig

  • Eindeutig

  • Positiv

  • Ergebnisorientiert

  • Lösungsneutral

  • In Zielsprache „… ist erreicht“

S.M.A.R.T

Hilfestellung: S M A R T

• Spezifisch

• Messbar

• Attraktiv (akzeptiert, abgestimmt)

• Realistisch

• Terminiert

Beispiele: Ziele nach SMART formulieren

Projektkommunikation u. -strukturen

Beispielhafte Projektorganisationsformen

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Komplexität durch Kommunikation

• Abstimmungen für

  • Anforderungen

  • Schnittstellen

  • Fachliche Inhalte

  • Technische Anforderungen

  • Termine

  • ...

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Bei wachsender Projektgröße wächst die Komplexität aufgrund von zusätzlichen Abstimmungen

Mathematisch:

$$𝑓(𝑛)=\frac{(n\cdot(𝑛−1))}{2}$$

Verringerungen der Komplexität

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Teamgrößen

Optimale Teamgröße

• 5 +/- 2 als Richtwert

• 7 bis 9?

• Es kommt darauf an

»Two Pizza Rule«

• Jeff Bezos, Gründer von Amazon

• Maximale Teamgröße so wählen, dass das Team mit zwei Pizzas*) satt wird

Aufteilung von Projektaufgaben

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Projekt oder Linienfertigung?

Am Beispiel Tesla

• 2018 benötigten nur 14 Prozent der hergestellten Fahrzeuge keine Nachbearbeitung

• Die Model-3-Fertigung entspricht daher eher einem Projekt als einer Linienfertigung

Gemäß dem bisher Gelernten wäre dies sogar stimmig, werden z.B. die Kriterien für Projekte betrachtet

Planen von Projekten

• Projektplanung scheint zunächst als ein großer Overhead, ermöglicht jedoch

  • eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit die Projektziele zu erreichen

  • das Projektrisiko zu vermindern

  • kritische Arbeitspakete zu ermitteln

  • die Projektressourcen zielgerichtet einzusetzen

  • eine sichere Aussage zum Projektablauf zu geben

  • die Koordination der Projektbeteiligten sicherzustellen

  • notwendige Ressourcen rechtzeitig zu beschaffen

  • eine effiziente Steuerung des Projektes

Projektablaufplan

• Der Projektablaufplan ist die erste Planung, um die Komplexität eines Projekts zu reduzieren

  • Besteht aus einzelnen Projektabschnitten und Meilensteine

  • Ein Projektabschnitt ist ein zeitlicher Abschnitt die inhaltlich voneinander getrennt sind

  • Ein Meilenstein ist ein Ergebnis im Projekt

Projektablaufplan: Beispiel GANTT

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Praxisbeispiel

Verpflichtend: Bei Aufwänden > 5 Personentage

• Projektbeschreibung

• Definiertes Projektteam, insb. Projektleitung

• Freigabeprozess bzgl. des Budgets und der Personen

• Regelmäßige Reviews, Controlling

• Steuerung bei Budgetproblemen

• Lessons Learned

• Abschlussbericht

Acknoledgments

• Historische Projektbeispiele entstammen einer Präsentation unbekannter Herkunft